كيف تتم ادارة المشاريع؟ الدليل الأمثل لإدارة أي مشروع
كيف تتم ادارة المشاريع؟ المهندسون أناس أذكياء، والمسوقون أناس مقنعون، والمصممون أناس مبدعون، ولكن بغض النظر عن المهارات التي تحتاجها كل مهنة فإنه عندما يتعلق الأمر بالعمل في سياق فريق فيكون الأمر أكبر من ذلك بكثير فليس كل طباخ ماهر صاحب مطعم ناجح فأنت هنا بحاجة إلى اكتساب مهارات القيادة والتنظيم لضمان نجاح المشروع بشكل كبير، إذن كيف تتم ادارة المشاريع؟ هذا ما سنتعرف عليه بالتفصيل.
ما هي ادارة المشاريع الصغيرة؟
ادارة المشروع شر لا بد منه لأنه أمر ضروري لأي مشروع يطمح في أن يكون له مُستقبل في سوق العمل ولكن قبل أن نتعرف على كيف تتم إدارة المشاريع عليك تصنيف مشروعك أولا ً إذا كان من المشاريع الصغيرة أو الكبيرة.
فإذا كنت صاحب أحد المشاريع الصغيرة فلا تعتقد عزيزي القارئ أن الأمر بهذه السهولة نظراً لصغر هذه المشاريع حيث أثبتت بعض الدراسات أن إدارة المشاريع الصغيرة يكون أكثر تعقيداً من إدارة المشاريع الكبيرة وإذا كانت لديك خبرة مُسبقة في ذلك لابد من أن تكون على دراية كافية بهذا الموضوع.
بعد أن تعرفنا عزيزي القارئ على ما هي ادارة المشاريع الصغيرة، فإذا كنت تدير أحد المشاريع الصغيرة وتواجهك بعض المشاكل في الإدارة أو لا تعرف من أين تبدأ سوف نأخذك في جولة عبر مقالة اليوم حول أشهر المشاكل التي تواجهك في كيف تتم ادارة المشاريع وكيفية التعامل معها، وكذلك أفضل الممارسات والنصائح التي تُساعدك على تحقيق أهدافك.
ما الفرق بين المشروع الكبيرة والمشروع الصغير؟
تُعد ادارة المشاريع الصغيرة أمراً شائعاً للغاية خاصة إذا كان عدد الموظفين في الشركة أقل من 100 موظف فيتم تصنفيها على أنها مشاريع صغيرة، حتى ولو كنت أحد الموظفين في المشاريع الكبيرة فإن هذه المشاريع الكبيرة تتضمن أقساماً أصغر تضم عدد موظفين أقل والتي يُمكن اعتبارها مشاريع صغيرة بداخل مشاريع كبيرة.
فعلى سبيل المثال إذا كنت مسؤولاً عن قسم المبيعات في شركة كبيرة فلابد أنك تحتاج إلى قيادة برنامج لتحسين المبيعات داخل الفريق وسوف تعين قائد لهذا البرنامج، وقائد الإدارة الشئون المالية لشركة كبيرة فسوق يكون عدة مكاتب مُكلفة بعدة مشاريع أصغر.
لذا يُمكن اعتبار المشاريع الصغيرة هي الأكثر شيوعاً ولا توجد مؤسسة مهما بلغ حجمها في السوق لا تتطلب مهارات إدارة للمشاريع الصغيرة، حتى لو تمت قيادة المشاريع الكبيرة بنجاح فقد تجد صعوبة في إدارة المشاريع الصغيرة، حيث أن كل سيناريو عمل له مراوغاته وتحدياته.
ولكن تكمن المشكلة الرئيسية هنا أن معظم المديرين ليسوا مستعدين لإدارة مثل هذا النوع من المشاريع الصغيرة نظراً لاعتقادهم بأنها أقل أهمية من المشاريع الكبيرة ونتيجة لذلك الاعتقاد يضيع الكثير من الوقت والمال وتصبح المشاكل أكثر تعقيداً نظراً لافتقاد الوضوح حول السبب الرئيسي للمشكلة.
والآن بعد أن تعرفنا على ما الفرق بين المشروع الكبير والمشروع الصغير؟ لمعرفة كيف تتم ادارة المشاريع؟ هيا بنا نتعرف على خصائص ادارة المشاريع الصغيرة.
اقرأ أيضاً: ” مشروع ناجح برأس مال بسيط | دليلك لبدء مشروعك الخاص“
خصائص إدارة المشاريع الصغيرة
تتمثل أهم خصائص إدارة المشاريع الصغيرة في التالي:
- يتطلب عدد أقل من الموارد.
- يتطلب عدد أقل من العمالة بحد أقصى 100 عامل.
- نسبة مخاطرة قليلة.
- إطار زمني قصير.
- يتطلب عدد أقل من الوثائق والتقارير.
بعد أن تعرفنا على ما هي خصائص ادارة المشاريع الصغيرة هيا بنا نتعرف على كيف تتم ادارة المشاريع.
اقرأ أيضاً: “مشروع مربح وغير مكلف| تعرف على أفضل 8 أفكار ناجحة “
كيف تتم ادارة المشاريع؟
لمعرفة كيف تتم ادارة المشاريع لابد من وجود خطة واضحة ومنهجية مُحددة موضوعة مسبقاً لإدارة المشروع لابد من اتباعها والسير عليها بشكل واضح حيث ستساعد وجود خطة قوية واضحة فيما يتعلق بأهداف المشروع وموارده وتكاليفه ومواعيده النهائية ومسؤولياته على ضمان البقاء على المسار الصحيح لتحقيق النتائج المرجوة مهما كانت.
أما إذا أردت أن تكون مدير ناجح لابد أن تكون خطتك لإدارة المشاريع الصغيرة مُختلفة تماماً عن خطة إدارة المشاريع الكبيرة نظراً لوجود موارد أقل وإطار زمني أقصر وبالتالي يجب أن يكون التخطيط أكثر تفصيلاً.
اقرأ أيضاً: ” ما هي أكثر المشاريع الصغيره نجاحا؟ 10 أفكار مشاريع صغيرة لعام 2023“
ما هي التحديات التي تواجه المؤسسات الصغيرة والمتوسطة؟
يبحث الكثير من الناس حول ما هي التحديات التي تواجه المؤسسات الصغيرة والمتوسطة لذا لديك أشهر هذه المشاكل:
غياب التخطيط
يُعد غياب التخطيط من أكثر المشاكل شيوعاً حيث لا يتم التخطيط للمشاريع كما ينبغي وهذا عادةً نتيجة عدم اعطاء خطوة التخطيط الوقت الكافي، ومن الناحية النظرية تُعد خطوة التخطيط أحد أهم المقاييس التي يتم الاعتماد عليها في التأكد من أن الفريق يأخذ الوقت الكافي ليعالج أهدافه ولا يندفع أثناء أداء المهمة.
وبجانب عدم اعطاء الوقت الكافي لخطوة التخطيط، في معظم الأحيان يؤجل العديد من المديرين عملية التخطيط لوقت آخر كعمل غير مكتمل سوف يهتمون به في وقت لاحق ويُمكن اعتبار هذا خطأ شائع لأنه من الأفضل التخطيط أول بأول بدلاً من إهمال مثل هذه الخطوة الحاسمة.
التخطيط السيء
يُمكن اعتبار التخطيط الخطوة الأكثر أهمية على الإطلاق في إدارة أية مشروع لأنه سيضع كل عضو في الفريق في مكانه الصحيح ويُسند إليه المهام التي يجب عليه أدائها مما يُقلل بنسبة كبيرة من احتمالية الفشل لذا عندما يتعلق الأمر بخطوة التخطيط يجب أن تكون واقعية جداً ومدروسة جيداً وليس خطة عامة يُمكن تكيفها في أية مشروع.
فإذا كنت تدير مشروع صغير يجب أن تكون الدقة من أولوياتك أثناء وضع خطة للمشروع وأن تكون مُفصلاً ومُحدداً قدر الإمكان بصورة خالية من أية علامات استفهام حول المهام المُسندة إلى كل عضو في الفريق.
التواصل الضعيف
إذا أردت معرفة كيف تتم ادارة المشروع بشكل احترافي يجب عليك أن تكون على تواصل دائم مع كل عضو في الفريق وأن تكون لديك إجابات دقيقة واضحة بشأن استفساراتهم في العمل فلن يتوقف الأمر على خطوة التخطيط واسناد كل مهمة إلى أصحابها لتجنب سوء الفهم واسناد المهام بالصورة المطلوبة.
لذا إذا أردت أن تنجح في إدارة المشاريع وتثبت وجود علامتك التجارية في سوق العمل تخلص من فكرة أن التواصل سيؤدي إلى تعطيل عملك.
إحداث التغييرات المتكررة
إذا أردت معرفة كيف تتم ادارة المشاريع بشكل احترافي تأكد أن إحداث العديد من التغييرات على الخطة الأولية لن يجلب لك سوى التأخير في انجاز المهام خصوصاً في حالة صعف الموارد وخصوصاً البشرية في الموضوع.
ولكن هذا لا يعني أن إحداث التغييرات أمراً محظوراً للغاية ولكن لا بأس من إحداث قليلاً من التغييرات في حالة وجود سبب قوي جداً لذلك.
اقرأ أيضاً: ” كيف أدير مشروعي الصغير؟ 12 نصيحة ذهبية لإدارة مشروعك الصغير ”
فقدان مسار المهام
تكون مشكلة فقدان مسار المهام أكثر شيوعاً في المشاريع الصغيرة وذلك بسبب وجود عدد أقل من الموارد البشرية وبالتالي العديد من المهام المسندة لكل فرد من أفراد الفريق لذا يجب أن يكون مدير المشروع على اطلاع دائم بخط سير هذه المهام إذا أراد معرفة كيف تتم ادارة المشاريع بشكل احترافي.
بعد تعرفك على ما هي التحديات التي تواجه المؤسسات الصغيرة والمتوسطة؟ دعنا نتعرف على ما هي الخطوات الاولى لبداية اي مشروع؟
اقرأ أيضاً: “كيف ابدا مشروع صغير من الصفر؟ 10 خطوات لبدء مشروعك الصغير “
ما هي الخطوات الاولى لبداية اي مشروع؟
إذا أردت معرفة ما هي الخطوات الاولى لبداية اي مشروع إليك أهم 5 خطوات:
الخطوة الأولى: قم بتحديد المهام الواجب إنجازها
يجب عليك أولاً تحديد ما يجب القيام به مع الحرص على تحديد أولوياتك وكافة المهام التي يجب عليك إنجازها لإكمال المشروع وإذا لم تكن مُتأكداً بشأن أحد المهام ففكر في قيمة هذه المهمة وكيف ستساهم في تقدم المشروع إلى الأمام.
فعلى سبيل المثال إذا قمت بكتابة خطة عمل مشروع حضانة أطفال فقم فقط بتضمين المهام التي ترتبط ارتباطاً قوياً بمشروعك مثل عمل باص توصيل للأطفال.
الخطوة الثانية: قم بترتيب هذه المهام حسب وقت انجازها
بعد عمل قائمة بجميع المهام التي يجب القيام بها اليوم، قم بترتيب هذه المهام من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية وبالتالي قم بإعطاء أولوية تنفيذ المهام إلى الأكثر الأهمية وقم بعمل جدول زمني واضح بذلك.
وأسهل طريقة لتجنب حدوق الالتباس قم بعمل مقياس من 1 إلى 10 وأعطي رقم 10 إلى المهمة الأكثر أهمية وهكذا، وعند انجاز كل مهمة قم بوضع علامة عليها عند اكتمالها حتى تتعرف على المهمة التالية وهكذا وفي حالة وجود بعض المهام بنفس درجة الأهمية يُمكنك اعطاء نفس الدرجة لكل منهم وتبدأ في أي واحدة منها ثم الثانية عند الانتهاء من انجاز المهمة الأولى.
الخطوة الثالثة: قم بتعيين كل عضو من الفريق لإكمال كل مهمة
إذا أردت معرفة كيف تتم اداة المشاريع فعليك إدراك أن أعضاء الفريق لهم دور أساسي في نجاح عملة الإدارة بشكل كبير لذا عليك أن تكون على دراية كافية بقدرات كل شخص في فريقك وتعطي كل مهمة إلى الشخص المناسب حسب مهاراته وقدراته.
الخطوة الرابعة: قدر الوقت المناسب لإنجاز كل مهمة
بعد اسناد كل مهمة إلى الشخص الصحيح قدر الوقت المُناسب لإنجاز كل مهمة وقدر المدة الكلية التي يستغرقها المشروع، حيث تُعد مثل هذه المعلومات مهمة جداً عند التخطيط لأي مشروع لأنها سيكون لها دور واضح في إنشاء جدول زمني ملموس يُمكن لأي شخص السير عليه بسهولة.
الخطوة الخامسة: قم بتحديد الموارد اللازمة لإنجاز كل مهمة
تُعد خطوة تحديد الموارد من أهم أساسيات الإجابة عن سؤال كيف تتم ادارة المشاريع حيث تتطلب كل مهمة موارد مُحددة لإكمالها لذا قم بتحديد هذه الموارد بشكل واضح وصريح واحرص على تضمينها في خطة مشروعك.
وفي ختام مقال كيف تتم ادارة المشاريع؟ بدون وجود خطة واضحة للسير عليها فمن المرجح أن تنهار الأمور في أقرب وقت لذا يجب عليك اتباع كافة الخطوات السابق ذكرها لنجاح مشروعك وتجنب الوقوع في كافة الأخطاء التي تبعدك عن الطريق الصحيح وتضيع وقتك ومجهودك.
