ما هي مراحل ادارة المشاريع؟ الدليل النهائي لإدارة المشاريع

ما هي مراحل ادارة المشاريع؟ عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع فإنه ليس بالأمر الهين على الإطلاق، ولكن بمجرد فهمك لكافة أساسيات إدارة المشروع يصبح الأمر بسيطاً للغاية وهذا ما نسعى لتوضحيه إليك عزيزي القارئ عبر مقالة اليوم التي تضم كافة خبايا وأسرار عملية الإدارة وتضعك على الطريق الصحيح للانطلاق دون أية عوائق.

ما هي تعريف ادارة المشاريع؟

قبل الخوض في تفاصيل ما هي مراحل ادارة المشاريع؟ دعنا نتعرف في البداية عن ما هي تعريف ادارة المشاريع؟ والتي يُمكن تعرفيها بكل بساطة على أنها استخدام مهارات وأدوات ومعرفة وتقنيات مُحددة لتقديم شيء قيم للمجتمع.

والمقصود هنا بالشيء القيم بناء عمارات، تطوير برنامج بغرض تحسين العمليات التجارية، طرح فكرة جديدة لحل مشكلة مُعينة وغيرها من المشاريع المُفيدة التي تُضيف شيئاً للمجتمع.

ما هو أول مشروع في العالم

بدأ أول مشروع في العالم في مدينة الجيزة في جمهورية مصير العربية عام 2570 قبل الميلاد والذي تمثل في بناء الهرم الأكبر والذي لا زال المؤخرون إلى يومنا هذا على خلاف حول كيفية إنجاز مثل هذا المشروع العريق.

والشيء الأكثر إثارة في الموضوع أن مشروع بناء الهرم الأكبر كان له أربعة مديرين وكان كل مدير منهم مسؤول عن استكمال جهة مُعينة من الهرم، ومن ثم تتابعت العديد من المشاريع الكبرى مثل بناء سور الصين العظيم.

ومع ذلك، فإن مصطلح إدارة المشاريع لم يتم التعارف عليه حتى عام 1917 حتى قام العالم جانت هنري بإنشاء مخططه الشهير جانت والذي يعمل بشكل أساسي على توضيح كافة مهام المشروع والطريقة الصحيحة لإنجازها لضمان اتمام المشروع بنجاح.

ونظراً لكون مخططات جانت الرائدة في عصرها تم تطبيقها لأول مرة في انجاز بعض المشاريع الكبيرة مثل سد هوفر الشهير، وعلى الرغم من ظهور مُخططات جانت، لم تبدأ عملية إدارة المشاريع في الانتشار حقاً حتى منتصف القرن الماضي عندما ظهرت العديد من المنظمات التي تتبع تقنيات مبنية على المهام المُعقدة.

والآن بعد أن تعرفنا على ما هو أول مشروع في العالم دعنا نتعرف على اهمية عملية ادارة المشاريع

اقرأ أيضاً: “كيف تدير مشروعك بنجاح؟ تعرف على أكثر أساليب الإدارة نجاحاً“

اهمية عملية ادارة المشاريع

تكمن اهمية عملية ادارة المشاريع في ضمان عدم حيادية المؤسسات عن مسارها الصحيح حتى تتمكن من تحقيق أهدافها خلال جدول زمني مُحدد وميزانية مُحددة مُسبقاً أثناء كتابة خطة العمل الخاصة بالمشروع.

وفي الحقيقة يُمكن لعملية إدارة المشاريع الصحيحة أن تفعل أكثر من ذلل بكثير، فعلى سبيل المثال تعتمد الكثير من الشركات على تقنيات الإدارة المُختلفة لأنها تسعى إلى تقديم العديد من الفوائد منها:

• وجود أهداف واضحة للمشروع.
• وضع توقعات واقعية قابلة للتحقيق.
• توفير المال والوقت.

ما هي اهمية ادارة المشاريع؟

يُعد توفير الوقت والمال من أساسيات الإجابة عن سؤال ما هي اهمية ادارة المشاريع حيث تُساهم عملية ادارة المشاريع بشكل كبير على زيادة انتاجية الفريق إلى أقصى حد مُمكن خلال فترة إدارة المشروع.

كما تُساهم عملية إدارة المشاريع بشكل ناجح على تبديد كافة العوائق التي تقف في طريق انجاز المشروع وتعيق تقدمه مما يؤدي إلى ضمان اكمال المشروع في الوقت المُحدد.

وطبقاً لآخر الإحصائيات حول ما هي مراحل ادارة المشاريع؟ تُساهم عملية الإدارة الناجحة في تحديد كافة الموارد الزائدة عن الحاجة والتخلي عنها سواء كانت هذه الموارد بشرية تتمثل في العمالة أو مواد خام وبالتالي التقليل من تكاليف المشروع بشكل كبير وتوفير الكثير من المال.

كما تُساهم عملية الإدارة الناجحة في تحديد جدول زمني مُحدد ومراقبة أداء الفريق لضمان التزامه بهذا الجدول الزمني مما يضمن عدم التأخر عن الوقت المُحدد.

وتشير آخر الأبحاث التي أُجريت حول ما هي مراحل ادارة المشاريع؟ أن الشركات التي تتبع نهج رسمي للإدارة تمكنت من إكمال 63% من مشاريعها ضمن الميزانية المُحدد و59% ضمن الوقت المُحدد.

وعلى النقيض تماماً، فإن الشركات التي لا تمتلك أسلوب إداري مُحدد فتمكنت من إكمال 48% من مشاريعها ضمن الميزانية المُحددة، و43% في الوقت المُحدد.

وبالإضافة إلى ذلك فإن الشركات التي تسعى على تطوير أساليب الإدارة باستمرار تتمكن من توفير الكثير من الأموال تزيد بحوالي 28 ضعفاً عن الشركات التي لا تفعل ذلك.

اقرأ أيضاً: “كيف أدير مشروعي الصغير؟ 12 نصيحة ذهبية لإدارة مشروعك الصغير “

كيف تدير مشروع تجاري

إذا تعلمت كيف تدير مشروع تجاري بطريقة صحيحة فهذا يعني تركيزك على هدف واضح مع توضيح كافة المهام المطلوبة لتحقيق هذا الهدف مع تكليف كل شخص بالمهام اللازمة بما يتناسب مع مهاراته وكفاءته.

وعلى النقيض في حالة فقدانك لأساسيات إدارة المشروع سوف يفتقد مشروعك لأهم ضروريات نجاحه التي تتمثل في وجود أهداف واضحة ويميل أكثر إلى الغموض والعشوائية وبالتالي يفتقد أعضاء الفريق قدرتهم على التعرف على مهامهم الأساسية  والذي يُعد سبباً رئيسياً من أسباب فشل المشاريع.

اقرأ أيضاً: ” كيف تتم إدارة المشاريع؟ الدليل الأمثل لإدارة أي مشروع“

كيف أنجح مشروع تجاري

يُعد وضع توقعات واقعية قابلة للتحقيق من أهم أساسيات الإجابة عن سؤال كيف أنجح مشروع تجاري، ومن الضروري جداً أن يمتلك المدير فهماً مُتعمقاً لكافة المهام الضرورية لإكمال المشروع والوقت اللازم لإنجاز كل مُهمة والكفاءات المطلوبة لإنجاز هذه المهام.

فطبقاً لأحدث الدراسات التي أجريت حول ما هي مراحل ادارة المشاريع؟ فإن افتقاد المديرون للواقعية أثناء وضع الأهداف نتيجة عدم فهمهم لكافة متطلبات المشروع يُعد سبباً رئيسياً من أسباب فشل المشاريع.

والذي يترتب على ذلك وجود جدول زمني واقعي وقابل للتحقيق بدلاً من وجود جدول زمني يستحيل الالتزام به مما يؤدي إلى الاحباط وضعف الهمة والعزيمة.

بعد التعرف على كيف تدير مشروع تجاري؟ هيا بنا نتعرف على ما هي مراحل ادارة المشاريع؟

ما هي مراحل ادارة المشاريع؟

تمر عملة إدارة المشاريع بخمس مراحل أساسية تتمثل في التالي:

بدء المشروع

تتمثل المرحلة الأولى من مراحل ادارة المشاريع في بدء المشروع والتي تتطلب تحديد القيمة التي يسعى المشروع إلى تقديمها ومدى أهمية المشروع للمجتمع، ولتحقيق ذلك يعتمد مديرو المشروع على الأدوات التالية:

وثيقة حالة العمل: والتي تشرح أسباب إقامة المشروع والقيمة التي سيضيفها إلى المجتمع والمزايا المالية التي تتكفل بها الشركة في حالة البدء في تنفيذ المشروع.

دراسة الجدوى: ليس كل مشروع قابل للتنفيذ والذي يعمل على تحديد ذلك عمل دراسة جدوى ناجحة للمشروع والتي تسعى إلى تقييم كافة جوانب المشروع من حيث الأهداف والتكاليف والمتطلبات والجدول الزمني للمشروع.

تخطيط المشروع

يُعد تخطيط المشروع المرحلة الثانية من مراحل ادارة المشاريع التي تبدأ بمجرد منح دراسة الجدوى الضوء الأخضر للمشروع وتحديد قابليته للتنفيذ، وتتضمن وثيقة خطة العمل كافة العناصر الهامة للمشروع التي تتمثل في كافة المهام اللازم إكمالها وطريقة الحصول على الموارد.

كما تتضمن أيضاً وضع الإطار الزمني للمشروع مع تحديد كافة العقبات التي يُمكن مواجهتها وكيفية التعامل معها والتغلب عليها لضمان سير المشروع في طريقة الصحيح نحو تحقيق الأهداف.

تنفيذ المشروع

يُعد تنفيذ المشروع المرحلة الثالثة من مراحل إدارة المشروع والتي تبدأ بمجرد الموافقة على خطة المشروع بغرض تنفيذ كافة المهام المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع والتي يسعى كافة أعضاء الفريق على اكمالها.

مراقبة المشروع

تُعد مراقبة المشروع المرحلة الرابعة من مراحل إدارة المشاريع والتي تسير جنباً إلى جنب مع مرحلة التنفيذ لضمان سير المشروع في طريقه نحو تحقيق الأهداف والوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع والغرض من هذا الخطوة تتبع أداء الفريق للتأكد من أن كل شيء طبقاً للجدول الزمني المُحدد وفي حدود الميزانية.

وفي ختام مقال ما هي مراحل ادارة المشاريع؟ يصل مُعدل فشل المشاريع إلى 70% نظراً لعدم قدرتها على الوفاء بكافة متطلبات العملاء، وينخفض مُعدل فشل المشاريع إلى 20% أو أقل عند اتباع كافة قواعد ادارة المشاريع.